La gestion des archives numériques est un enjeu majeur pour les organisations publiques, soumises à des exigences strictes en matière de conservation et de sécurité des documents. Un Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié représente donc une solution incontournable.
C’est dans ce contexte que nous avons obtenu la certification NF461, et que nous fiers d’annoncer que nous sommes désormais également référencés sur FranceArchives comme prestataire agréé pour la conservation des archives publiques numériques.
Pourquoi cette reconnaissance est essentielle ? Quels sont les bénéfices concrets d’un SAE certifié pour les organismes publics ?
Sécuriser ses archives et garantir leur intégrité
Les archives publiques contiennent des documents sensibles, dont la perte ou l’altération peut avoir des conséquences graves. Un SAE certifié garantit :
- La pérennité des documents : stockage sécurisé, protection contre l’usure, accès contrôlé ;
- L’intégrité des données : chaque fichier archivé conserve sa version originale, sans modification possible ;
- Une traçabilité complète : chaque action (ajout, consultation, modification) est enregistrée, pour un historique détaillé.
En cas d’incendie, de dégât des eaux ou de vol, les archives physiques peuvent être détruites définitivement. Le numérique supprime ces risques, avec des copies et un accès protégé.
Une valeur juridique incontestable en cas de litige
L’un des avantages majeurs d’un SAE certifié est la valeur probante des documents archivés. Concrètement, cela signifie que les fichiers stockés dans le système peuvent être utilisés comme preuves devant un juge.
En cas de litige sur un contrat, l’archivage numérique certifié permet de prouver :
- L’authenticité du document (aucune altération possible) ;
- Son historique détaillé (date de création, modifications, accès) ;
- Sa recevabilité juridique, comme preuve incontestable devant les tribunaux.
Contrairement au papier, qui peut être altéré, falsifié ou perdu, un document archivé dans un SAE certifié conserve toute sa force légale.
Un levier stratégique pour les acteurs publics
Loin d’être une simple contrainte réglementaire, l’archivage numérique est un véritable atout stratégique.
- Un gain d’espace considérable : saviez-vous que 1 To de stockage numérique peut contenir 43 000 m² d’archives papier ? Les organisations publiques peuvent ainsi réduire considérablement leurs coûts de stockage et libérer de précieux espaces.
- Une gestion documentaire optimisée : fini les dossiers égarés ou les classeurs encombrants ! Grâce à une organisation numérique performante, les documents sont accessibles en quelques clics, avec un classement intelligent.
- Une conformité garantie pour les marchés publics : les institutions doivent sélectionner des prestataires répondant aux normes en vigueur. Un SAE certifié et référencé est un atout clé pour assurer une transition numérique en toute sécurité.
Adopter le SAE Luminess, certifié NF461 et référencé sur FranceArchives, c’est garantir la sécurité, la conformité et l’accessibilité des documents, tout en simplifiant leur gestion au quotidien.
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